Etat des lieux
La première étape est la compréhension de votre organisation, synthétiser les informations numériques, valider les offres digitales, comprendre les outils de gestion et recueillir les informations sur les méthodes de travail.
Des entretiens et des échanges de plusieurs heures avec différents collaborateurs dans les principaux services sont nécessaires afin de recueillir et synthétiser les informations.
L’objectif n’est pas de reproduire à l’identique les travaux qu’ils réalisent mais de les libérer de toutes les tâches qui sont répétitives et prédéfinies tout en s’assurant que toutes les informations nécessaires au bon traitement soient reprises pour ne pas créer de trappes dans le bon déroulement de l’automatisme.
Restitution
La synthèse de l’état des lieux, soit la présentation des méthodes de travail, se fait visuellement avec des Procédogrammes. Cette méthode, plus imagée, permet de mieux comprendre les flux d’informations entre les différents services.
Il y a 3 principaux objectifs dans la restitution :
– Validation des métadonnées identifiées lors de l’analyse digitale
– Validation des process interservices suite aux différents échanges
– Adhésion de l’ensemble des personnes sur les méthodes actuelles de travail
Grâce à la maitrise du logiciel d’automatisation, Switch, les nouvelles méthodes de travail sont élaborées puis présentées sous forme de procédogrammes comparables à ceux représentant l’existant.
Projection
Les zones impactées par les améliorations sont identifiées et spécifiquement étudiées, expliquées et documentées.
Les nouvelles méthodes de travail sont présentées et validées par l’ensemble des collaborateurs pour obtenir l’engagement de tous.
Un premier indicateur de performance, KPI, est mis en place, habituellement le traitement d’une commande, pour estimer le gain de temps dans son traitement. Un document comparatif est disponible ici.
Cette démarche permet de former les personnes pour le déploiement des autres KPI.